Glossar
Schatten-IT
Schatten-IT umfasst alle Anwendungen, Dienste und Geräte, die Mitarbeiter ohne Wissen oder Freigabe der IT einsetzen. Auf mobilen Geräten ist das der Normalfall und nicht die Ausnahme: Ein Cloud-Speicher für Baustellenfotos, eine Messenger-Gruppe für Schichtpläne, ein kostenloser PDF-Konverter, durch den Verträge laufen.
So funktioniert es
Schatten-IT entsteht nicht aus Böswilligkeit, sondern aus Zeitdruck. Jemand braucht eine Funktion, das freigegebene Werkzeug kann sie nicht oder ist zu langsam, und im App Store liegt eine Lösung, die in zwei Minuten funktioniert. Die Hürde ist null, die Kreditkarte privat, der Vertrag ein Klick auf Zustimmen.
Sichtbar wird das Phänomen über drei Wege. Ein Cloud Access Security Broker liest Proxy- und Firewall-Protokolle und erkennt Dienste an den Zielen. Ihr Identitätsanbieter zeigt OAuth-Zustimmungen, also Apps, denen Mitarbeiter Zugriff auf Postfach oder Dateien gegeben haben. Und das MDM liefert das Inventar installierter Apps auf Firmengeräten, was die direkteste Liste ergibt.
Zahlen zur Größenordnung: Erhebungen von CASB-Anbietern finden in mittleren Unternehmen regelmäßig mehrere hundert genutzte Cloud-Dienste, während die IT von einigen Dutzend weiß. In Flotten aus Privatgeräten ohne Arbeitsprofil sehen Sie davon nichts.
Warum es für eine Flotte wichtig ist
Das größte Risiko ist nicht der Dienst selbst, sondern der Datenabfluss ohne Spur. Liegen Kundendaten in einem privaten Speicherkonto, fehlt Ihnen bei einer Auskunftsanfrage nach DSGVO der Zugriff, bei einem Vorfall die Meldefähigkeit und beim Austritt des Mitarbeiters jede Möglichkeit, die Daten zurückzuholen. Das Bußgeldrisiko liegt bei Ihnen, nicht bei der App.
Dazu kommt der Lizenz- und Betriebsaspekt. Prozesse, die an einem privaten Konto hängen, brechen, sobald die Person das Unternehmen verlässt. Wir haben Fälle gesehen, in denen ein Schichtplan über eine private Messenger-Gruppe lief und beim Ausscheiden des Vorarbeiters mitsamt Gruppenadministration verschwand.
Verbote allein funktionieren nicht. Wer den App Store sperrt und nichts anbietet, bekommt Sideloading oder ein zweites Telefon. Der Weg, der trägt: ein Katalog mit guten, freigegebenen Apps, eine niedrige Schwelle für Anträge und eine technische Trennung, die private Nutzung erlaubt, ohne Firmendaten preiszugeben.
So handhabt es Appaloosa
Appaloosa zeigt pro Gerät, welche Apps installiert sind, stellt freigegebene öffentliche und interne Apps in einem Unternehmens-App-Store zur Selbstbedienung bereit, kann unerwünschte Apps blockieren oder entfernen und trennt auf Privatgeräten das Arbeitsprofil vom privaten Teil. Beim Austritt löschen Sie nur die Arbeitsseite. Den Rahmen beschreibt die Seite Mobile Application Management.
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